Mit einem Klick ins Rathaus
Bauantrag, Hundesteuer, Wohnsitzanmeldung: Ein Großteil der städtischen Dienstleistungen ist mittlerweile online abrufbar.
Es ist möglich, seine Hunde online anzumelden, wie zum Beispiel (v.l.) Lucky, Jerry und Nele, die sich im Schillerpark regelmäßig zum Spielen treffen.
Ewig Schlange stehen, ellenlange Papierformulare ausfüllen oder gar ein Fax verschicken? All das gehört in vielen Bereichen der städtischen Verwaltung inzwischen der Vergangenheit an. Rund 300 Dienstleistungen und Serviceangebote lässt sich mittlerweile bequem online nutzen – ganz einfach per Smartphone, Tablet oder Computer.
Wer ein Anliegen hat, kann direkt auf der städtischen Website den gewünschten Begriff in das Suchfeld unter „Gesucht – Gefunden!“ eingeben oder den digitalen Chatbot nutzen, der unten rechts auf der Website oder auf dem Smartphone als kleine Sprechblase erscheint. „Der Chatbot ist seit vier Monaten im Einsatz, wird rege genutzt und die KI dahinter lernt täglich dazu“, erklärt Felix Bossner, Leiter der Abteilung für Digitalisierung und Organisation. Gemeinsam mit seinem Team arbeitet er bereits seit 2019 daran, die Verwaltung Schritt für Schritt zu digitalisieren. „Wir wollen weg vom Papier und hin zu volldigitalen Online-Dienstleistungen, die Bürger:innen und Mitarbeiter:innen das Leben erleichtern“, fasst er das Ziel zusammen. Dazu nutzt das Team unter anderem eine selbst entwickelte Plattform, mit der sich Software modular erstellen lässt – und ist damit deutschlandweit Vorreiter in diesem Bereich. Dieses System wird nicht nur für vollständig digitale Antragsprozesse genutzt, sondern auch für viele interne Dienste – wie beispielsweise ein Desksharing-System, das im Rahmen der schrittweisen Einführung der Neuen Arbeitswelten in der Stadt eingesetzt wird.
Das Serviceportal: Dienstleistungen von A bis Z
Dreh- und Angelpunkt für viele Bürgeranliegen ist das Serviceportal unter der Rubrik Bürgerservice. Dort sind sämtliche Leistungen von A bis Z gebündelt – übersichtlich, strukturiert und thematisch geordnet. Wer etwa seinen neuen Hund anmelden möchte, findet das passende Formular im Portal sowohl über die Kategorie „Tiere“ als auch alphabetisch unter dem Buchstaben H, wie Hund. Auf derselben Seite gibt es neben den relevanten Formularen auch Informationen zu zuständigen Ämtern sowie die Möglichkeit, online einen Termin zu vereinbaren – zum Beispiel für die Abholung eines neuen Personalausweises.
Für bestimmte Leistungen ist eine sichere digitale Identifizierung notwendig – insbesondere bei sensiblen Daten. Dafür kommt entweder die sogenannte eID-Funktion zum Einsatz oder eine Registrierung über die bundesweite Plattform BundID. Die eID ist eine elektronische Ausweisfunktion, die im Personalausweis integriert ist und per App genutzt werden kann. Wer diese Funktion noch nicht aktiviert hat, wird auf der Website Schritt für Schritt durch den Vorgang geführt. „Die Identifizierung ist vor allem bei sensiblen Inhalten wichtig, wenn es um Wohnsitze, Bauanträge oder Finanzen geht“, erläutert Felix Bossner.
Verwaltung im digitalen Wandel
Das Digitalisierungsteam arbeitet kontinuierlich daran, das Angebot zu erweitern und interne Prozesse zu vereinheitlichen. Neu hinzugekommen ist seit dem 1. Juli zum Beispiel eine Online-Funktion für Tagespflegepersonen: Tagesmütter und Tagesväter können ihre Anträge auf Zuschüsse nun digital stellen. Auch weitere Services sind in Planung. Einige Dienstleistungen auch direkt online bezahlt werden – per PayPal oder Kreditkarte. In einem nächsten Schritt sollen die Services im Bereich Standesamt digital zur Verfügung stehen: So lassen sich Trautermine bereits online reservieren, auch die digitale Anmeldung einer Eheschließung ist in der Vorbereitung.
Die Stadt geht damit konsequent den Weg in Richtung einer modernen, digitalen Verwaltung. Mit immer mehr nutzerfreundlichen Online-Angeboten wird der Gang ins Rathaus oft überflüssig – denn ein Klick genügt.
Büro des Oberbürgermeisters
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