Die eAkte hält Einzug ins Rathaus
Die Digitalisierung in der Stadtverwaltung schreitet weiter voran: Im Bürgerservice Einwanderung werden derzeit sukzessive die Papierakten abgeschafft. Gleichzeitig wird die städtische Poststelle zur digitalen Scanstelle.
„Die Akten einer Person aus dem Ausland können schon mal bis zu 6,5 Kilogramm wiegen“, erklärt Felix Bossner auf die Frage, warum die Einführung der elektronischen Akte beim Bürgerservice Einwanderung startet. Der Leiter der Abteilung für Digitalisierung und Organisation der Stadt Esslingen berichtet von wachsenden Aktenbergen in den Büros der Mitarbeitenden und ergänzt: „Der Druck im Bürgerservice Einwanderung ist infolge anhaltender internationaler Spannungen und Fluchtbewegungen einfach sehr hoch.“
Das Herzstück: die Poststelle
„Damit die Ämter künftig vollständig digital arbeiten können, ist auch eine Änderung in der städtischen Poststelle notwendig. Daher haben wir sie zur digitalen Scanstelle umgebaut“, erklärt Manuela Fischer-Rupf, Leiterin der Poststelle. Ihr sechsköpfiges Team sorgt dafür, dass die Post der gesamten Stadtverwaltung den richtigen Weg findet. „Wir sind täglich mit zwei Fahrtouren zu 44 Ämtern, 21 Schulen und vier Kindergärten unterwegs, dazu kommen Sonder- und Lauftouren – insgesamt rund 40 Kilometer am Tag.“ Im Schnitt werden täglich etwa 3050 Umlaufmappen, Briefe oder Pakete verteilt.
Arbeitserleichterung statt Aktenberge
Durch die Digitalisierung sollen sich die Fahrten künftig deutlich reduzieren. Die Vorsortierung der eingegangenen Post übernimmt ihr Team weiterhin. Zudem stehen ihnen zwei Scanstrecken zur Verfügung, mit Platz für zwei weitere. Ein Nebenraum dient als Zwischenarchiv, da gescannte Unterlagen vor ihrer Vernichtung sechs Monate aufbewahrt werden müssen. „Originaldokumente wie Heiratsurkunden oder Ausweise geben wir natürlich direkt an die Ämter weiter“, betont Fischer-Rupf, die auch für die zentrale Druckvergabe zuständig ist. Und wie kommt der Wandel im Team an? „Wir finden es klasse, Teil des Prozesses zu sein, und freuen uns auf unsere neuen Aufgaben, die tatsächlich eine große Arbeitserleichterung bringen.“
Auch im Bürgerservice Einwanderung wird vieles einfacher: Statt Aktenbergen werden die Unterlagen künftig direkt digital erfasst und archiviert. Das Einscannen von Post ist für die Mitarbeitenden übrigens nicht neu. „Bereits 2019 haben wir den Rechnungssektor in der Kämmerei umgestellt – sämtliche Rechnungen werden seitdem digital erfasst und an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet“, erläutert Bossner die Elektronische Rechnungsverarbeitung (ERV).
Über 15 Tonnen Papier werden eingescannt
In diesen Tagen startet die Digitalisierung der Papierakten im Bürgerservice Einwanderung sowie in der Wohngeld- und Obdachlosenbehörde. Bis Ende des Jahres soll das gesamte Amt für Soziales, Integration und Sport auf elektronische Aktenführung umgestellt sein. „Mit der vollständigen Digitalisierung unserer Akten vereinfachen wir nicht nur interne Abläufe, sondern beschleunigen auch die Bearbeitung für die Bürgerinnen und Bürger spürbar. Zudem schaffen wir Platz in unseren Büros und sparen künftig Papier und Lagerkosten. Das ist ein wichtiger Schritt in Richtung moderner, serviceorientierter Verwaltung“, betont Amtsleiter Marius Osswald.
Insgesamt werden 3,15 Millionen Blatt Papier digitalisiert – rund 15,7 Tonnen, verteilt auf 19.000 Akten. Der Transport erfolgt mit einem 12-Tonnen-Lkw in mehreren Fahrten. „Solche Projekte zeigen, wie wir als Verwaltung Schritt für Schritt in die digitale Zukunft gehen und nachhaltige Lösungen schaffen, die nicht nur effizienter, sondern auch sicher und zukunftsfähig sind“, resümiert Bossner. Die Umstellung auf die eAkte ist Teil der fortlaufenden Digitalisierungsstrategie der Stadt. Ziel ist es, Verwaltungsvorgänge effizienter, transparenter und umweltfreundlicher zu gestalten.
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