Gewohnter Service im neuen Quartier
Innerhalb weniger Tage entstand in der Schickhardthalle des Alten Rathauses ein modernes Bürgeramt. Voraussichtlich bis Ende des Jahres empfängt es Bürgerinnen und Bürger und bietet alle gewohnten Services.
„Eigentlich ist es wie wenn man selbst umzieht“, sagt Freia Günther und blickt auf die Interimsbüros in der Schickhardthalle im Alten Rathaus. „In den ersten Tagen müssen wir hier und da immer mal wieder schauen, in welchem Schrank wir welche Materialien verstaut haben. Aber wir haben uns schon sehr schnell eingewöhnt.“
Tatsächlich liegen hinter der Leiterin des Bürgeramts und ihrem Team einige arbeitsreiche Tage. Am vergangenen Freitag und am Montag blieb das Esslinger Bürgeramt ausnahmsweise geschlossen, um vom Behördenzentrum in der Beblingerstraße in das Alte Rathaus umzuziehen. Seit dieser Woche und voraussichtlich bis Ende des Jahres empfängt es Bürgerinnen und Bürger in der Schickhardthalle.
Dort erinnert der Aufbau bewusst an den des Behördenzentrums: Hinter der Eingangstür werden Bürgerinnen und Bürger an einer Theke empfangen, wo sie sich für ihren gebuchten Termin persönlich anmelden oder ihre Terminnummer selbst über einen QR-Code aktivieren können. Anschließend können sie für kurze Zeit im Wartebereich Platz nehmen, ehe sie über die Aufrufnummer an den Bildschirmen aufgerufen werden.
„Wir bieten auch im Interimsquartier in der Schickhardthalle den gewohnten Service und alle Dienstleistungen an“, erklärt Freia Günther. Selbst die Zahl der Schalter, an denen die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger bearbeitet werden, ist mit neun identisch zum Behördenzentrum. „Daher rechnen wir auch nicht mit längeren Warte- oder Bearbeitungszeiten“, zeigt sich die Leiterin zuversichtlich. Nur die gelben Säcke erhält man weiterhin im Behördenzentrum in der Beblingerstraße.
Umzug wegen Umbau
Zuvor hatte ein Messebauer die Schickhardthalle, in der sonst Veranstaltungen oder Gremiensitzungen stattfinden, innerhalb kürzester Zeit in ein modernes Bürgeramt verwandelt – das auch barrierefrei zugänglich ist. Auf eine Holzkonstruktion als Fundament folgte der Aufbau der diversen Boxen, die künftig als Büros im Backoffice oder als Schalter dienen. Dabei hat sich die gründliche Vorarbeit ausgezahlt, wie Freia Günther berichtet: „So konnten wir bis vergangenen Mittwoch den Betrieb im Behördenzentrum aufrechterhalten und ab Dienstag schon wieder bereitstehen. Auch wenn der Umzug an nur zwei Tagen durchaus herausfordernd war, konnten wir so die Schließzeit für die Bürgerinnen und Bürger möglichst gering halten.“
Notwendig geworden war das Interimsquartier aufgrund des Umbaus des Behördenzentrums, der parallel startet. Dort wird künftig das Drei-Zonen-Prinzip umgesetzt: Es gibt eine klare Gliederung in öffentliche Flächen, wie beispielsweise Wartebereiche, halböffentliche Flächen, wie die Schalter, sowie nichtöffentliche Flächen, wie das Backoffice. Der Umbau ermöglicht eine bessere Kundensteuerung, optimierte Prozesse im Bürgeramt und eine klare Wegeführung für die Besucherinnen und Besucher.
„Uns ist bewusst, dass der Umzug und das Interimsquartier zusätzlichen Aufwand für unsere Mitarbeitenden bedeuten. Umso beeindruckender ist das Engagement, mit dem die Kolleginnen des Bürgeramts das neue Quartier in ein optimal funktionierendes Behördenzentrum verwandeln“, sagt Bürgermeister Yalcin Bayraktar.
Zehntausende Termine pro Jahr
Auf die Probe gestellt wird das vorübergehende Bürgeramt in der Schickhardthalle gleich in den nächsten Wochen. Vor den Sommerferien ist der Andrang erfahrungsgemäß nochmals größer, wie Freia Günther berichtet: „Die Ferien stehen vor der Tür, die Reise ist gebucht und dann fällt auf, dass die Ausweisdokumente nicht mehr gültig sind. Daher raten wir, rechtzeitig vor ihrem Reiseantritt die Gültigkeit der Dokumente zu prüfen. Denn in vielen beliebten Ferienzielen ist ein Reisepass oder sogar eine Restgültigkeit des Reisepasses erforderlich.“
Dazu bietet die Stadt Esslingen seit Herbst 2024 einen weiteren Service an: Per Brief werden Bürgerinnen und Bürger rund drei Monate vor Ablauf ihrer Ausweisdokumente daran erinnert. In diesem Schreiben finden Bürgerinnen und Bürger einen QR-Code und einen Link, über den sie garantiert und direkt einen Termin vereinbaren können.
Denn anders als viele weitere Services und Dienstleistungen, die bereits bequem online erledigt werden können, ist für neue Ausweisdokumente nach wie vor ein Termin notwendig. Pro Jahr verzeichnet das Esslinger Bürgeramt rund 60.000 Besucherinnen und Besucher – und rund die Hälfte dieser Anliegen werden bis Ende des Jahres nun in der Schickhardthalle bearbeitet.
Terminbuchung
Für einen Besuch im Bürgeramt muss immer ein Termin vorab gebucht werden. Buchungen sind online auf der städtischen Website möglich. Bei der Online-Terminvergabe werden alle verfügbaren Termine angezeigt. Die Freischaltung neuer Termine erfolgt täglich von Montag bis Freitag jeweils um 7:30 Uhr und 12:00 Uhr für die Folgewoche. Darüber hinaus können auch tagesaktuelle Termine zur Verfügung stehen.
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